Los 7 documentos que toda obra necesita

Qué tiene que contener cada uno para que sirva de verdad: presupuesto, certificado de avance, acta de reunión, curva S, control de costos y ajuste por inflación.

DocumentoPara qué sirveHerramienta
Presupuesto de obraFija el costo previsto de la obra abierto por rubro e ítem, y es la referencia contra la que se mide todo desvío posterior.—
Planilla de costos unitarios rubro por rubroOrdena el costo unitario de cada ítem dentro de su rubro, para comparar precios entre proveedores, armar presupuestos y detectar desvíos ítem por ítem.Abrir
Certificado de avance de obraDocumenta cuánto se ejecutó en un período y habilita el cobro correspondiente. Es el puente entre el avance físico y el pago.—
Acta de reunión de obraDeja registro de lo que se decidió y de quién quedó a cargo de cada cosa. Sin acta, los compromisos se diluyen entre reuniones.Abrir
Curva S de avanceCompara el avance planificado contra el real a lo largo del tiempo. La forma de S aparece porque una obra arranca lento, acelera en el medio y desacelera al final.—
Control de costos de obraContrasta lo presupuestado contra lo comprometido y lo pagado, para detectar el desvío mientras todavía se puede corregir.—
Ajuste por inflaciónActualiza montos pactados en el pasado a valores de hoy, usando un índice acordado entre las partes.Abrir

Presupuesto de obra

Fija el costo previsto de la obra abierto por rubro e ítem, y es la referencia contra la que se mide todo desvío posterior.

Qué tiene que incluir

  • Un ítem por unidad de trabajo, con código, descripción y unidad de medida
  • Cómputo (cantidad) separado del precio unitario, nunca un total suelto
  • Precio unitario desagregado en materiales, mano de obra y equipos
  • Subtotales por rubro, para poder comparar rubro contra rubro
  • Gastos generales, beneficio e impuestos como líneas explícitas
  • Fecha de precios base y el índice de ajuste pactado

Planilla de costos unitarios rubro por rubro

Ordena el costo unitario de cada ítem dentro de su rubro, para comparar precios entre proveedores, armar presupuestos y detectar desvíos ítem por ítem.

Qué tiene que incluir

  • Rubros con código y subtotal propio: movimiento de suelos, estructura, albañilería, instalaciones, terminaciones
  • Un ítem por unidad de trabajo, con su unidad de medida (m², m³, ml, unidad)
  • Costo unitario abierto en materiales, mano de obra y equipos
  • Rendimiento o cuantía por unidad, que es lo que permite recalcular cuando cambia un precio
  • Fecha base de los precios, porque un costo unitario sin fecha no es comparable
  • Índice de ajuste pactado, para actualizar la planilla sin recargarla a mano
Actualizar costos por índice

Certificado de avance de obra

Documenta cuánto se ejecutó en un período y habilita el cobro correspondiente. Es el puente entre el avance físico y el pago.

Qué tiene que incluir

  • Número de certificado y período que cubre
  • Avance acumulado y avance del período, por ítem del presupuesto
  • Monto del período, acumulado anterior y acumulado a la fecha
  • Deducciones: anticipo a devolver, fondo de reparo, retenciones
  • Ajuste por índice aplicado, con el índice y el período usados
  • Firma de quien certifica y de quien aprueba

Acta de reunión de obra

Deja registro de lo que se decidió y de quién quedó a cargo de cada cosa. Sin acta, los compromisos se diluyen entre reuniones.

Qué tiene que incluir

  • Fecha, obra, participantes y quién redacta
  • Temas tratados, uno por bloque, sin mezclar
  • Decisiones tomadas, redactadas como decisión y no como comentario
  • Tareas con responsable con nombre y fecha de compromiso
  • Temas pendientes que quedan abiertos para la próxima reunión
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Curva S de avance

Compara el avance planificado contra el real a lo largo del tiempo. La forma de S aparece porque una obra arranca lento, acelera en el medio y desacelera al final.

Qué tiene que incluir

  • Avance planificado acumulado por período, en porcentaje
  • Avance real acumulado por período, medido con el mismo criterio
  • La distinción explícita entre avance físico y avance financiero
  • El desvío entre ambas curvas, que es la lectura que importa
  • Fecha de corte, porque una curva sin fecha no dice nada

Control de costos de obra

Contrasta lo presupuestado contra lo comprometido y lo pagado, para detectar el desvío mientras todavía se puede corregir.

Qué tiene que incluir

  • Presupuestado por rubro, tomado del presupuesto base
  • Comprometido: órdenes de compra y contratos ya firmados
  • Pagado real a la fecha
  • Desvío en pesos y en porcentaje, por rubro
  • Proyección a fin de obra, no solo la foto de hoy

Ajuste por inflación

Actualiza montos pactados en el pasado a valores de hoy, usando un índice acordado entre las partes.

Qué tiene que incluir

  • Monto original y su fecha exacta
  • Índice pactado y su valor en la fecha de origen
  • Valor del índice en la fecha de actualización
  • Coeficiente resultante y monto actualizado
Calcular un ajuste

Preguntas frecuentes

¿Qué tiene que tener un presupuesto de obra?
Como mínimo: un ítem por unidad de trabajo con su unidad de medida, el cómputo separado del precio unitario, el precio unitario abierto en materiales, mano de obra y equipos, subtotales por rubro, y las líneas de gastos generales, beneficio e impuestos. Además tiene que declarar la fecha de precios base y el índice de ajuste pactado, porque sin eso el presupuesto deja de ser comparable a los pocos meses.
¿Qué es una planilla de costos unitarios rubro por rubro?
Es la planilla que abre el costo de la obra por rubro (estructura, albañilería, instalaciones, terminaciones) y, dentro de cada rubro, por ítem con su unidad de medida y su costo unitario desagregado en materiales, mano de obra y equipos. No existe una fuente oficial de costos unitarios: los valores salen de tus proveedores y de tus propios análisis de precios, y por eso la planilla tiene que declarar la fecha base de los precios y el índice con el que se actualiza.
¿Cómo se hace un certificado de avance de obra?
Se toma el presupuesto como base y se indica, ítem por ítem, qué porcentaje está ejecutado al cierre del período. La diferencia contra el certificado anterior es el avance del período, y sobre ese monto se aplican las deducciones que correspondan: devolución de anticipo, fondo de reparo y retenciones. El certificado se cierra con el ajuste por índice, si el contrato lo prevé, y las firmas de quien certifica y quien aprueba.
¿Qué diferencia hay entre avance físico y avance financiero?
El avance físico mide cuánto trabajo está realmente ejecutado en la obra. El avance financiero mide cuánto se certificó o pagó. Casi nunca coinciden, y la brecha entre ambos es justamente el dato de gestión: si lo financiero corre muy por delante de lo físico, se está pagando trabajo que todavía no está hecho.
¿Conviene llevar esto en Excel?
Para una obra chica y una sola persona, Excel alcanza. El problema aparece cuando hay varias obras, varios proveedores y varias personas cargando: las planillas se duplican, nadie sabe cuál es la última versión, y el certificado deja de coincidir con el presupuesto del que salió. Ahí el costo no es la planilla sino el tiempo de reconciliarlas.

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